الدرس الثاني: فهم oneDrive في Excel
مقدمة
في الدرس السابق ، تعرفنا على بيئة Excel وشاهدنا عرض علامات التبويب والأوامر في Excel وعرض أوراق العمل في Excel والأوامر الأخرى
في هذا الدرس ، سوف نفهم oneDrive في Excel ونحفظ الملفات في OneDrive في Excel .
فهم OneDrive في Excel
مقدمة
العديد من ميزات Microsoft Office مخصصة لحفظ الملفات ومشاركتها عبر الإنترنت
OneDrive عبارة عن مساحة تخزين عبر الإنترنت من Microsoft يمكنك استخدامها لتخزين المستندات والملفات الأخرى وتحريرها ومشاركتها
يمكنك الوصول إلى oneDrive من جهاز الكمبيوتر أو الهاتف الذكي أو أي جهاز آخر تستخدمه.
لبدء استخدام oneDrive ، كل ما عليك فعله هو إنشاء حساب Microsoft مجاني إذا لم يكن لديك حساب بالفعل.
إذا لم يكن لديك حساب Microsoft من قبل ، فيمكنك معرفة كيفية إنشاء حساب Microsoft.
بمجرد أن يكون لديك حساب Microsoft
يمكنك تسجيل الدخول إلى مكتبك
ما عليك سوى الضغط فوق الزاوية اليمنى العلوية من نافذة Excel.
فهم OneDrive في Excel
مزايا استخدام oneDrive
عند تسجيل الدخول إلى حساب Microsoft الخاص بك ، إليك بعض الأشياء التي يمكنك القيام بها باستخدام oneDrive :
الوصول إلى ملفاتك من أي مكان:
عند حفظ ملفاتك في oneDrive ، يمكنك الوصول إليها من أي مكان. اتصال بالإنترنت
ستتمكن أيضًا من إنشاء مستندات جديدة من oneDrive .
نسخ ملفاتك احتياطيًا:
حفظ الملفات على oneDrive يضيف طبقة من الحماية إليها
حتى إذا حدث شيء ما لجهاز الكمبيوتر الخاص بك ، فإن oneDrive يبقي ملفاتك آمنة ويمكن الوصول إليها.
مشاركة الملفات:
يمكنك بسهولة مشاركة ملفات oneDrive مع الأصدقاء والزملاء
يمكنك ببساطة اختيار تعديل أو قراءة هذه الملفات
يعد هذا الخيار رائعًا للتعاون نظرًا لأنه يمكن لعدة أشخاص تحرير مستند في نفس الوقت (يُعرف هذا أيضًا باسم التعاون البناء).
احفظ وافتح الملفات
عندما تقوم بتسجيل الدخول إلى حساب Microsoft الخاص بك ، سيتم عرض oneDrive كخيار كلما قمت بحفظ ملف أو فتحه.
لا يزال لديك دائمًا خيار حفظ الملفات على جهاز الكمبيوتر الخاص بك
ومع ذلك ، يتيح لك حفظ الملفات على oneDrive الوصول إلى الملفات من أي جهاز كمبيوتر آخر.
كما يسمح لك بمشاركة الملفات مع الأصدقاء والزملاء.
على سبيل المثال ، عند الضغط فوق save As ،
يمكنك حفظ oneDrive أو هذا الكمبيوتر كموقع الحفظ.
OneDrive – حفظ الملفات في OneDrive في Excel
خاتمة الدرس
فهم oneDrive في Excel وحفظ الملفات في OneDrive في Excel وتعرّفنا على فوائد استخدام oneDrive .
نبدأ البرنامج التعليمي التالي عن طريق إنشاء ورقة عمل وفتحها في Excel.
الدرس الرابعة: حفظ أوراق العمل ومشاركتها في Excel
مقدمة
نواصل السلسة التعليمية في Excel 2019. كما قرأت في مواضيع الدرس السابق ، ناقشنا فهم oneDrive في Excel وحفظ الملفات في OneDrive في Excel. نخصص هذا الدرس لحفظ workbook في Excel ، وتصدير workbook كملف PDF ، باستخدام الاسترداد التلقائي في Excel ، ومشاركة workbook في Excel وموضوعات أساسية أخرى.
Saving and Sharing Workbooks- حفظ ومشاركة workbook في Excel
مقدمة
عندما تقوم بإنشاء مصنف جديد في Excel ، فأنت بحاجة إلى معرفة كيفية حفظه حتى تتمكن من الوصول إليه وتحريره لاحقًا
كما هو الحال مع الإصدارات السابقة من Excel ، يمكنك حفظ الملفات محليًا على جهاز الكمبيوتر الخاص بك
يمكنك أيضًا حفظ الملفات على السحابة باستخدام oneDrive ويمكنك أيضًا مشاركة المصنف الخاص بك مع الآخرين باستخدام Excel أو Excel.
حوالي oneDrive
في كل مرة تقوم فيها بفتح بيئة عمل أو حفظها ، يمكنك استخدام oneDrive ، لديك خيار الحفظ في oneDrive ، وهي خدمة تخزين عبر الإنترنت باستخدام حساب Microsoft الخاص بك.
لتفعيل هذا الخيار ، يجب عليك تسجيل الدخول إلى المكتب.
لمزيد من المعلومات حول فهم oneDrive ، اقرأ الدرس السابق.
حوالي oneDrive
Save and Save As في Excel – حفظ وحفظ باسم
يقدم Excel طريقتين لحفظ ملف: save و save As.
هذه الخيارات هي طرق متشابهة ، مع بعض الاختلافات المهمة:
Save : عند إنشاء مصنف أو تحريره ، فإنك تستخدم الأمر save لحفظ التغييرات
سوف تستخدم هذا الأمر أكثر من مرة
عند حفظ ملف ، يجب عليك أولاً اختيار اسم الملف وموقعه
ثم يمكنك فقط الضغط فوق أمر الحفظ لحفظه بنفس الاسم والموقع.
Save As: يمكنك استخدام هذا الأمر لعمل نسخة من مصنف مع الاحتفاظ بالأصل
عند استخدام save As ، يجب اختيار اسم أو موقع مختلف للنسخة المنسوخة.
<h3
احفظ مصنف في Excel
من المهم الحفظ في كل مرة تبدأ فيها مشروعًا جديدًا أو تُجري تغييرات عليه. يمنعك الحفظ السريع من فقدان بياناتك
يجب أيضًا أن تنتبه جيدًا للمكان الذي تحفظ فيه المصنف ، بحيث يسهل العثور عليه لاحقًا.
1. تحديد الموقع واختيار أمر الحفظ أو save في quick Access Toolbar .
احفظ مصنف في Excel
2. إذا قمت بحفظ الملف لأول مرة ، فستظهر نافذة save As في عرض backstage .
3. بعد ذلك عليك اختيار مكان حفظ الملف وتسميته
لحفظ كتاب العمل على جهاز الكمبيوتر الخاص بك ، حدد computer ثم اضغط فوق browse
يمكنك أيضًا اختيار oneDrive لحفظ ملفك والضغط فوق oneDrive .
احفظ مصنف في Excel
4. سيظهر مربع الحوار save As
حدد الموقع أو الموقع الذي تريد حفظه workbook .
5. أدخل اسم ملف المصنف ، ثم اضغط فوق حفظ.
احفظ مصنف في Excel
سيتم حفظ مصنف
يمكنك الضغط فوق الأمر حفظ مرة أخرى لحفظ التغييرات عندما تقوم بتغيير workbook .
يمكنك أيضًا الوصول إلى الأمر save بالضغط على مفاتيح ctrl + s على لوحة المفاتيح.
استخدم save As لعمل نسخة
إذا كنت تريد الحصول على إصدار آخر من المصنف مع الاحتفاظ بالأصل ، فيمكنك عمل نسخة
على سبيل المثال ، إذا كان لديك ملف باسم sales Data ، فيمكنك حفظه باسم sales Data 2 حتى تتمكن من تحرير الملف الجديد ولا يزال بإمكانك الوصول إلى الإصدار الأصلي.
للقيام بذلك ، اضغط فوق الأمر save As في عرض backstage
تمامًا كما هو الحال عند حفظ ملف لأول مرة ، تحتاج إلى اختيار مكان حفظ الملف وإعطائه اسمًا جديدًا.
استخدم save As
تغيير موقع الحفظ الافتراضي
إذا كنت لا تريد استخدام oneDrive ، فلا يجب عليك تحديد oneDrive كموقع افتراضي عند الحفظ
يمكنك تغيير موقع الحفظ الافتراضي – default save location بحيث يتم تحديد الكمبيوتر افتراضيًا.
- اضغط فوق علامة التبويب file للوصول إلى عرض backstage .
احفظ مصنف في Excel
2. اضغط فوق خيارات
احفظ مصنف في Excel
3. يظهر مربع الحوار Excel Options . حدد check the box
ثم اضغط فوق save to Computer by default
سيتغير موقع الحفظ الافتراضي.
احفظ مصنف في Excel
فهم oneDrive في Excel
AutoRecover – الاسترداد التلقائي
عند العمل في المصنفات ، يقوم Excel تلقائيًا بحفظ المصنف في المجلد المؤقت
إذا نسيت حفظ التغييرات أو إذا كان برنامج Excel مغلقًا ، فيمكنك استرداد الملف باستخدام autoRecover .
<h3
استخدم الاسترداد التلقائي في Excel
1. افتح برنامج Excel
إذا تم العثور على autosaved versions من ملف ، فسيظهر “Document Recovery .
2. اضغط فوق open للملف الحالي
المصنف معاد تدويره.
save_sharing_autorecover_pane
بشكل افتراضي ، يحفظ Excel تلقائيًا كل 10 دقائق
إذا كنت تقوم بتحرير المصنف لمدة تقل عن 10 دقائق ، فقد لا يتمكن Excel من الحفظ.
إذا كنت لا ترى الملف الذي تريده ، يمكنك تصفح جميع الملفات من backstage view
حدد علامة التبويب ملف ، واضغط فوق manage Workbook ، ثم حدد Recover Unsaved Workbooks .
save_sharing_autorecover_manage
تصدير كتاب عمل
بشكل افتراضي ، مصنف Excel بنوع الملف xlsx
تم حفظه
ومع ذلك ، قد تكون هناك أوقات تحتاج فيها إلى استخدام أنواع ملفات أخرى مثل PDF أو Excel 2003-97
في هذه الحالة ، من السهل تصدير المصنفات الخاصة بك من Excel إلى أنواع أخرى من الملفات.
تصدير مصنف كملف PDF
يعد تصدير بيئة العمل كـ adobe Acrobat document ، عادةً كملف PDF ، مفيدًا خاصةً عند مشاركة المصنف مع شخص ليس لديه Excel
يمكن لمستلمي PDF عرضه فقط ولا يمكنهم تحريره.
- اضغط فوق علامة تبويب الملف للوصول إلى backstage view .
- اضغط فوق export ثم حدد create PDF / XPs .
تصدير مصنف كملف PDF
3. يظهر مربع الحوار Save As
حدد الموقع حيث تريد تصدير workbook
أدخل اسم الملف ثم اضغط فوق publish .
تصدير مصنف كملف PDF
بشكل افتراضي ، سيقوم Excel بتصدير مصنف فقط
إذا كان لديك العديد من المصنفات وتريد حفظها جميعًا في ملف PDF واحد
اضغط فوق الخيار options في مربع الحوار save As
سيظهر مربع الحوار options
حدد Entire workbook ثم اضغط فوق ok .
تصدير مصنف كملف PDF
كلما قمت بتصدير workbook كملف PDF
من الضروري النظر في كيفية عرض بيانات مصنف على كل صفحة PDF. تمامًا مثل طباعة مصنف.
للحصول على مزيد من المعلومات حول ما نحتاج إلى معرفته قبل تصدير workbook كملف PDF ، اقرأ page Layout and Printing .
فهم oneDrive في Excel
Export workbook لأنواع الملفات الأخرى
من المفيد أيضًا تصدير workbook إلى أنواع ملفات أخرى ، مثل Excel 2003-97 workbook عندما تحتاج إلى المشاركة مع أشخاص يستخدمون إصدارات أقدم من Excel ،
أو ملف cSV
إذا كنت بحاجة إلى plain-text version .
- اضغط فوق علامة تبويب الملف لـ backstage view .
- اضغط فوق Export ثم حدد change File Type .
Export workbook لأنواع الملفات الأخرى
3. حدد file type المشترك ثم اضغط فوق save As .
Export workbook لأنواع الملفات الأخرى
4. يظهر مربع الحوار save As
حدد الموقع الذي تريد أن يتم تنفيذ export workbook فيه ، ثم اضغط فوق حفظ.
Export workbook لأنواع الملفات الأخرى
يمكنك أيضًا استخدام القائمة
المنسدلة save as type : في مربع الحوار save as لحفظ workbooks لأنواع الملفات.
Export workbook لأنواع الملفات الأخرى
مشاركة مصنف في Excel
من السهل مشاركة workbook في Excel باستخدام oneDrive .
في الماضي ، إذا كنت تريد مشاركة ملف مع الآخرين ، فيمكنك إرساله كمرفق بريد إلكتروني
في حين أن هذا النظام مناسب ، إلا أنه يقوم أيضًا بإنشاء نسخ متعددة من نفس الملف قد يكون من الصعب تنظيمها.
عندما تشارك مصنف Excel ، فإنك تمنح الآخرين حق الوصول إلى نفس الملف
يتيح لك ذلك والأشخاص الذين تشاركه معهم تحرير نفس workbook دون الحاجة إلى تتبع العديد من الإصدارات الأخرى.
لمشاركة workbook ، يجب أولاً حفظه في oneDrive .
خطوات مشاركة مصنف في Excel
- اضغط فوق علامة تبويب الملف للوصول إلى backstage view ثم اضغط فوق share .
مشاركة مصنف في Excel
2. سيعود Excel إلى normal view ويفتح نافذة share على الجانب الأيمن
هنا ، يمكنك دعوة الأشخاص الذين تريد مشاركة المستند معهم
يمكنك أيضًا تعيين كيفية وصول الأشخاص إلى المستند ، ولا يمكن عرضه إلا أو يمكنهم تحريره.
مشاركة مصنف في Excel
مثال تطبيقي
افتح كتاب التمرين .
باستخدام الخيار save As ، قم بإنشاء نسخة من كتاب العمل وقم بتسميتها saving Practice Challenge
يمكنك حفظ النسخة في مجلد على جهاز الكمبيوتر الخاص بك أو في oneDrive.
قم بتصدير المصنف كملف PDF.
خاتمة الدرس
انتهينا من هذا الدرس بموضوع مشاركة workbook في Excel ، وحفظ workbook في Excel ، وتصدير workbook كملف PDF ، باستخدام الاسترداد التلقائي في Excel ومشاركة workbook في Excel.