الدرس 04 : حفظ ومشاركة ورقة العمل في EXCEL

الدرس 04 : حفظ ومشاركة ورقة العمل في EXCEL

مقدمة

نواصل تدريب Excel 2019. أثناء قراءتك لمواضيع الدرس السابق ، ناقشنا OneDrive في Excel وحفظ الملفات في OneDrive في EXCEL. نخصص هذا الدرس لحفظ مصنف في Excel ، وتصدير مصنف كملف PDF ، واستخدام الاسترداد التلقائي في Excel ، ومشاركة مصنف في Excel ، وموضوعات أساسية أخرى.

حفظ المصنفات ومشاركتها – حفظ المصنفات ومشاركتها في Excel

مقدمة

عندما تقوم بإنشاء مصنف جديد في Excel ، فأنت بحاجة إلى معرفة كيفية حفظه حتى تتمكن من الوصول إليه وتحريره لاحقًا. كما هو الحال مع الإصدارات السابقة من Excel ، يمكنك حفظ الملفات محليًا على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. يمكنك أيضًا حفظ الملفات على السحابة باستخدام OneDrive ، ويمكنك أيضًا مشاركة المصنف الخاص بك مع الآخرين باستخدام Excel.

حول OneDrive

في كل مرة تقوم فيها بفتح بيئة عمل أو حفظها ، يمكنك استخدام OneDrive ، فلديك خيار الحفظ في OneDrive ، وهي خدمة تخزين عبر الإنترنت باستخدام حساب Microsoft الخاص بك .
لتفعيل هذا الخيار ، يجب عليك تسجيل الدخول إلى المكتب.
لمزيد من المعلومات حول فهم OneDrive ، اقرأ الدرس السابق.

حول OneDrive

حفظ وحفظ باسم في Excel – حفظ وحفظ باسم

يقدم Excel طريقتين لحفظ ملف: حفظ وحفظ باسم.

هذه الخيارات هي طرق متشابهة ، مع بعض الاختلافات المهمة:

حفظ: عند إنشاء مصنف أو تحريره ، فإنك تستخدم الأمر حفظ لحفظ التغييرات. سوف تستخدم هذا الأمر أكثر من مرة. عند حفظ ملف ، يجب عليك أولاً اختيار اسم الملف وموقعه. ثم يمكنك فقط الضغط فوق أمر الحفظ لحفظه بنفس الاسم والموقع.
حفظ باسم: يمكنك استخدام هذا الأمر لإنشاء نسخة من مصنف مع الاحتفاظ بالأصل. عند استخدام “حفظ باسم” ، يجب عليك اختيار اسم أو موقع آخر للنسخة المنسوخة.

 احفظ مصنف في Excel

من المهم الحفظ في كل مرة تبدأ فيها مشروعًا جديدًا أو تُجري تغييرات عليه. يمنعك الحفظ السريع من فقدان بياناتك .  يجب أيضًا أن تنتبه جيدًا للمكان الذي تحفظ فيه المصنف ، بحيث يسهل العثور عليه لاحقًا.

1. تحديد الموقع واختيار الأمر حفظ في شريط أدوات الوصول السريع.

احفظ مصنف في Excel

2.  إذا قمت بحفظ الملف لأول مرة ، فستظهر نافذة Save As في طريقة عرض Backstage.
3. بعد ذلك عليك اختيار مكان حفظ الملف وتسميته. لحفظ المصنف على جهاز الكمبيوتر الخاص بك ، حدد الكمبيوتر ثم اضغط فوق استعراض. يمكنك أيضًا اختيار OneDrive لحفظ ملفك والضغط فوق OneDrive.

احفظ مصنف في Excel

4. سيظهر مربع الحوار “حفظ باسم”. حدد الموقع حيث تريد حفظ المصنف.
5. أدخل اسم ملف المصنف ، ثم اضغط فوق حفظ.

احفظ مصنف في Excel

سيتم حفظ المصنف. يمكنك الضغط فوق أمر الحفظ مرة أخرى لحفظ التغييرات عند تغيير المصنف.

يمكنك أيضًا الوصول إلى أمر حفظ بالضغط على مفاتيح Ctrl + S على لوحة المفاتيح.

استخدم حفظ باسم لعمل نسخة

إذا كنت تريد الحصول على إصدار آخر من مصنف مع الاحتفاظ بالأصل ، يمكنك إنشاء نسخة. على سبيل المثال ، إذا كان لديك ملف يسمى بيانات المبيعات ، فيمكنك حفظه باسم بيانات المبيعات 2 حتى تتمكن من تحرير الملف الجديد ولا يزال بإمكانك الوصول إلى الملف الأصلي.

للقيام بذلك ، اضغط فوق الأمر “حفظ باسم” في طريقة عرض Backstage. تمامًا كما هو الحال عند حفظ ملف لأول مرة ، تحتاج إلى اختيار مكان حفظ الملف وإعطائه اسمًا جديدًا.

استخدم حفظ باسم

تغيير موقع الحفظ الافتراضي

إذا كنت لا تريد استخدام OneDrive ، فيجب ألا تحدد OneDrive كموقع افتراضي عند الحفظ. يمكنك تغيير موقع الحفظ الافتراضي بحيث يتم تحديد الكمبيوتر افتراضيًا.

احفظ مصنف في Excel

2. اضغط فوق “خيارات”

احفظ مصنف في Excel

3. يظهر مربع الحوار “خيارات Excel”. حدد وضع علامة في المربع. ثم اضغط فوق حفظ إلى الكمبيوتر افتراضيًا. سيتغير موقع الحفظ الافتراضي.

احفظ مصنف في Excel

الاسترداد التلقائي – الاسترداد التلقائي

عند العمل في المصنفات ، يقوم Excel تلقائيًا بحفظ المصنف في المجلد المؤقت. إذا نسيت حفظ التغييرات أو إذا كان برنامج Excel مغلقًا ، يمكنك استرداد الملف باستخدام الاسترداد التلقائي.

حفظ ومشاركة ورقة العمل في EXCEL

 استخدم الاسترداد التلقائي في Excel

1. افتح برنامج Excel. إذا تم العثور على إصدارات تم حفظها تلقائيًا من الملف ، فسيظهر “استرداد المستند”.
2. اضغط فوق فتح للملف الموجود. المصنف   معاد تدويره.

save_sharing_autorecover_pane

بشكل افتراضي ، يحفظ Excel تلقائيًا كل 10 دقائق. إذا كنت تقوم بتحرير المصنف لمدة تقل عن 10 دقائق ، فقد لا يتمكن Excel من الحفظ.

إذا كنت لا ترى الملف الذي تحتاجه ، يمكنك تصفح جميع الملفات من طريقة عرض Backstage. حدد علامة التبويب ملف ، واضغط فوق إدارة المصنف ، ثم حدد استرداد المصنفات غير المحفوظة.

save_sharing_autorecover_manage

تصدير المصنفات

بشكل افتراضي ، مصنف Excel بنوع الملف xlsx. تم حفظه. ومع ذلك ، قد تكون هناك أوقات تحتاج فيها إلى استخدام أنواع ملفات أخرى مثل PDF أو Excel 2003-97. في هذه الحالة ، من السهل تصدير  المصنفات الخاصة بك من Excel إلى أنواع أخرى من الملفات.

تصدير المصنف كملف PDF

يعد تصدير بيئة العمل كمستند Adobe Acrobat ، عادةً كملف PDF ، مفيدًا ، خاصة عند مشاركة المصنف مع شخص ليس لديه Excel. يمكن لمستلمي PDF عرضه فقط ولا يمكنهم تحريره.

تصدير المصنف كملف PDF

3. يظهر مربع الحوار “حفظ باسم”. حدد الموقع حيث تريد تصدير المصنف. أدخل اسم الملف ثم اضغط فوق نشر.

تصدير المصنف كملف PDF

بشكل افتراضي ، سيقوم Excel بتصدير المصنف فقط. إذا كان لديك العديد من المصنفات وتريد حفظها جميعًا في ملف PDF واحد. اضغط فوق “خيارات” في مربع الحوار “حفظ باسم”. سيظهر مربع الحوار “خيارات”. حدد المصنف بأكمله ثم اضغط فوق موافق.

تصدير المصنف كملف PDF

متى قمت بتصدير المصنف كملف PDF. من الضروري التفكير في كيفية عرض بيانات المصنف على كل صفحة PDF ، تمامًا مثل طباعة مصنف.

لمزيد من المعلومات حول ما نحتاج إلى معرفته قبل تصدير المصنف كملف PDF ، اقرأ تخطيط الصفحة والطباعة.

حفظ ومشاركة ورقة العمل في EXCEL

تصدير مصنف لأنواع أخرى من الملفات

من المفيد أيضًا تصدير المصنفات إلى أنواع ملفات أخرى ، مثل مصنفات Excel 2003-97 عندما تحتاج إلى مشاركتها مع الأشخاص الذين يستخدمون إصدارات أقدم من Excel.

أو ملف CSV. إذا كنت بحاجة إلى إصدار نص عادي.

تصدير مصنف لأنواع أخرى من الملفات

3. حدد نوع الملف الشائع ثم اضغط فوق حفظ باسم.

تصدير مصنف لأنواع أخرى من الملفات

4. يظهر مربع الحوار “حفظ باسم”. حدد الموقع حيث تريد تصدير المصنف ثم اضغط فوق حفظ.

تصدير مصنف لأنواع أخرى من الملفات

يمكنك أيضًا استخدام حفظ كنوع:

القائمة المنسدلة في مربع الحوار حفظ باسم مخصصة لحفظ المصنفات في أنواع الملفات.

تصدير مصنف لأنواع أخرى من الملفات

حفظ ومشاركة ورقة العمل في EXCEL

مشاركة المصنف في Excel

من السهل مشاركة المصنف في Excel باستخدام OneDrive.

في الماضي ، إذا كنت تريد مشاركة ملف مع الآخرين ، فيمكنك إرساله كمرفق بريد إلكتروني. في حين أن هذا النظام مناسب ، إلا أنه يقوم أيضًا بإنشاء نسخ متعددة من نفس الملف قد يكون من الصعب تنظيمها.

عندما تشارك مصنف Excel ، فإنك تمنح الآخرين حق الوصول إلى نفس الملف. يتيح لك ذلك والأشخاص الذين تشاركه معهم تحرير نفس المصنف دون الحاجة إلى تتبع الإصدارات المتعددة.

لمشاركة مصنف ، يجب أولاً حفظه في OneDrive.

خطوات لمشاركة المصنف في Excel

مشاركة المصنف في Excel

2. سيعود برنامج Excel إلى العرض العادي ويفتح نافذة المشاركة على الجانب الأيمن. هنا ، يمكنك دعوة الأشخاص الذين تريد مشاركة المستند معهم. يمكنك أيضًا تعيين كيفية وصول الأشخاص إلى المستند ، ولا يمكن عرضه إلا أو يمكنهم تحريره.

مشاركة المصنف في Excel

مثال تطبيقي:

افتح كتاب التدريب لدينا.
قم بإنشاء نسخة من المصنف باستخدام خيار Save As وقم بتسميته Saving Practice Challenge.

يمكنك حفظ النسخة في مجلد على جهاز الكمبيوتر الخاص بك أو في OneDrive.
قم بتصدير المصنف كملف PDF.

خاتمة الدرس :

 لقد أنهينا هذا الدرس بموضوع مشاركة المصنف في Excel ، وحفظ مصنف في Excel ، وتصدير المصنف كملف PDF ، واستخدام الاسترداد التلقائي في Excel ومشاركة المصنف في Excel.

أخيرا نتمنى أن يكون درس حفظ ومشاركة ورقة العمل في EXCEL قد أفادكم

مع تحيات موقع hdegy