الدرس 09 : إضافة السجلات وإدخال البيانات في برنامج Access

الدرس 09 : إضافة السجلات وإدخال البيانات في برنامج Access

في الدرس السابق ، تعرفنا على جداول Access وتعلمنا أن بياناتنا مخزنة في جداول.

أيضا في هذا الدرس، سنتعلم كيفية إضافة السجلات وإدخال البيانات في Access ، وفي الدرس التالي

سنتعلم كيفية تحرير الجداول وإغلاق ملف الجدول في Access.

يشبه إدخال البيانات في الجداول في Access إدخال البيانات في Excel.

 للعمل مع السجلات ، تحتاج إلى إدخال البيانات في الخلية.

كيفية إضافة السجلات وإدخال البيانات في Access

لنبدأ بإضافة رقم قياسي جديد.

أضف رقمًا قياسيًا جديدًا

هناك ثلاث طرق لإضافة رقم قياسي جديد.

الطريقة الأولى

في Records ضمن علامة التبويب Home ، اضغط فوق New .

إضافة سجل جديد 1 – كيفية إضافة السجلات وإدخال البيانات في Access

الطريقة الثانية

أيضا في Record Navigation بين السجلات أسفل النافذة ، اضغط على زر New record.

إضافة سجل جديد 2 – كيفية إضافة السجلات وإدخال البيانات في Access

الطريقة الثالثة

ابدأ الكتابة في الصف الموجود أسفل السجل الأخير ، ومن ثم أنشئ رقمًا قياسيًا جديدًا.

إضافة سجل جديد 3 – كيفية إضافة السجلات وإدخال البيانات في Access

تلميح

في بعض الأحيان ، عند إدخال معلومات في أحد السجلات ، تظهر نافذة تخبرك أن المعلومات التي أدخلتها غير صالحة.

هذا يعني أن الحقل الذي تعمل به يحتوي على قاعدة تحقق من الصحة ، وهي قاعدة حول نوع البيانات التي يمكن أن تظهر في هذا الحقل.

في مثل هذه الحالة ، اضغط فوق “OK ” ، ثم أدخل الإرشادات في النافذة المنبثقة حتى تتمكن من إدخال بياناتك مرة أخرى.

validation rule – كيفية إضافة السجلات وإدخال البيانات في Access

تخزين سجل في Access

تم تصميم Access لحفظ السجلات تلقائيًا. بعد إدخال سجل ، يمكنك تحديد سجل مختلف أو إغلاق الجدول وسيحفظ Access السجل نفسه.

إذا كنت تريد حفظ سجل يدويًا ، فتابع على النحو التالي.

اضغط فوق علامة التبويب Home  وابحث عن Records .

اضغط الآن على خيار Save . هذا سوف يحفظ السجل.

تخزين سجل – كيفية إضافة السجلات وإدخال البيانات في Access

تحرير السجلات في Access

لتعديل أي سجل في جدول سريعًا ، يمكنك الضغط فوقه ثم تطبيق التغييرات اللازمة عليه.

يتيح لك Access البحث عن كلمة واستبدالها في سجلات متعددة وحذف السجلات بالكامل.

استبدال كلمة في السجل

باستخدام Find and Replace ، يمكنك البحث عن عدة عناصر واستبدالها بكلمة واحدة فقط. تقوم هذه الميزة بالبحث عن العبارة واستبدالها بعبارة أخرى.
للقيام بذلك ، تابع ما يلي.

حدد علامة التبويبHome  وابحث عن مجموعة Find .

حدد الأمر “Replace ” ; ثم سيظهر مربع Find and Replace.

مربع البحث والاستبدال في Access – كيفية إضافة السجلات وإدخال البيانات في Access

أيضا في الحقل Find What ، اكتب الكلمة التي تريد البحث عنها ، ثم في الحقل Replace With: ، اكتب الكلمة المطلوبة لاستبدال الكلمة الأصلية.

في المثال نجد أمثلة لكلمة Fall واستبدالها بـ Autumn.

العمل مع “Find and Replace” في Access – كيفية إضافة السجلات وإدخال البيانات في Access

اضغط فوق سهم القائمة المنسدلة “Look In” لتحديد المنطقة التي تريد البحث فيها.

حدد Current field لقصر بحثك على الحقل المحدد حاليًا.

حدد الآن Current document للبحث في الجدول بأكمله.

العمل مع “Find and Replace” في Access 2 – إضافة السجلات وإدخال البيانات في برنامج Access

اضغط فوق سهم القائمة المنسدلة Match لتحديد مدى تطابق نتائجك مع بحثك.

حدد Any Part of Field للبحث عن مصطلح البحث في أي جزء من الخلية.

حدد Whole Field للعثور على الخلايا التي تطابق تمامًا مصطلح البحث فقط.

ثم حدد بStart of Field للبحث فقط في الخلايا التي تبدأ بمصطلح البحث ; تجري

العمل مع “Find and Replace” في Access 3 – كيفية إضافة السجلات وإدخال البيانات في Access

اضغط فوق “Find Next”. إذا تم العثور على النص فسيتم تحديده.

العمل مع “Find and Replace” في Access 4 – إضافة السجلات وإدخال البيانات في برنامج Access

الآن قم بمراجعة النص الذي تريد التأكد من أنك تريد استبداله. اضغط فوق “Replace ” لاستبدال الكلمة الأصلية بالكلمة الجديدة.

العمل مع “Find and Replace” في Access 5 – كيفية إضافة السجلات وإدخال البيانات في Access

ينتقل Access إلى المثيل التالي للنص في السلسلة. بعد الانتهاء من استبدال النص ، اضغط فوق “Cancel ” لإغلاق المربع.

يعد خيار Replace All خيارًا رائعًا وقويًا ، ولكنه قد يغير بالفعل بعض الأشياء التي لا تريد تغييرها. على سبيل المثال ، في المثال أدناه ، لا ترتبط كلمة “fall ” بالموسم ، لذا فإن استبدالها بكلمة “Autumn ” أمر غير صحيح.

لذلك ، يتيح لك استخدام خيار Replace العادي التحقق من كل عينة قبل استبدال النص والتخمين وإصلاح المشكلات المحتملة.

يمكنك الضغط فوق “Next ” للانتقال إلى النموذج التالي دون البحث عن النص.

حذف سجل

أيضا لحذف سجل كامل ، حدده بالضغط فوق  gray border على الجانب الأيسر من السجل.

حذف سجل – كيفية إضافة السجلات وإدخال البيانات في Access

حدد علامة التبويب Home  وابحث عن Records .

اضغط الآن على خيار Delete .

حذف سجل 1- إضافة السجلات وإدخال البيانات في برنامج Access

الآن سيتم فتح مربع جديد. اضغط فوق Yes .

حذف سجل 2- كيفية إضافة السجلات وإدخال البيانات في برنامج Access

كما ترى ، يتم حذف السجل نهائيًا.

تلميح

تظل أرقام المعرفات المخصصة للسجلات كما هي حتى بعد حذف أحد السجلات.

على سبيل المثال ، إذا قمت بحذف السجل 205 في جدول ، فسيكون تسلسل أرقام معرفات السجلات الأخرى: .. 204 ، 206 ، 207 … بدلاً من … 204 ، 205 ، 206 ، 207 …

خاتمة الدرس

في هذا الدرس ، تعلمنا كيفية إضافة السجلات وإدخال البيانات في Access و الجداول مثل استبدال السجلات وحذفها وما إلى ذلك.

في الدرس القادم

من خلال تحرير الجداول ، سنغلق الملف الذي يعمل مع الجداول في Access.

أحيرا نتمنى أن يكون الدرس قد أفادكم إلى لقاء آخر

مع تحيات موقع hdegy