كيفية أرشفة رسائل البريد الإلكتروني تلقائيًا في Gmail
تُعد ميزة الأرشفة واحدة من أفضل الخدع التي يقدمها Gmail. إنها سهلة الاستخدام ومفيدة أيضًا، لكن معظم المستخدمين لا يهتمون بها. هذه هي الميزة التي يمكن أن تساعدك في الوصول إلى البريد الوارد بصفر رسائل. لكن الكثير من الناس لا يستخدمونها، وأولئك الذين يستخدمونها يسيئون استخدام ميزة Gmail الرائعة هذه. إن القدرة على أرشفة رسائل البريد الإلكتروني تلقائيًا في Gmail هي ما يجب أن تتعلمه لتطبيقه. سيوفر لك ذلك الكثير من الوقت حيث لن تضطر إلى التعامل مع جميع رسائل البريد الإلكتروني التي تجد طريقها إليك. لا يُعد حذف رسائل البريد الإلكتروني خيارًا دائمًا، ولهذا السبب توجد ميزة الأرشفة في المقام الأول.
أرشفة رسائل البريد الإلكتروني تلقائيًا في Gmail
لا يوفر Gmail طريقة مباشرة لأرشفة رسائل البريد الإلكتروني تلقائيًا، ولكن يمكنك استخدام Filters للقيام بهذه المهمة. سيستغرق الإعداد بضع لحظات، ولكن بمجرد الانتهاء من ذلك، ستشعر براحة أكبر في نهاية اليوم ولن تفوتك أبدًا رسالة بريد إلكتروني مهمة. بعد كل شيء، لست بحاجة إلى التعامل مع جميع رسائل البريد الإلكتروني هذه، ويمكن ترك بعضها مثل الإيصالات والإشعارات دون قراءة. هيا نبدأ. اقرأ أيضًا: لماذا Gmail بطيء جدًا وماذا يمكنك أن تفعل حيال ذلك
إنشاء تصنيف أرشفة تلقائية
يسمح لك Gmail بإنشاء Filters باستخدام Labels. لماذا لا تنشئ واحدًا لأرشفة رسائل البريد الإلكتروني تلقائيًا أيضًا؟ هذه هي الميزة المخفية التي كنت أتحدث عنها سابقًا. إنها ليست واضحة جدًا في البداية، ولكن بمجرد أن تعرفها، ستعرفها. 1. افتح Gmail في متصفحك وانقر على رمز الترس في الزاوية العلوية اليمنى لتحديد See all settings.
2. مرر لأسفل قليلاً وانقر على زر Create new label.
3. قم بتسمية التصنيف الجديد باسم auto-archive واحفظه. انقر على زر Create ولا تقلق بشأن ميزة التصنيف المتداخل.
لا توجد أسطر مخفية من الأكواد التي تحتاج إلى إدخالها. الآن، بعد إنشاء تصنيف auto-archive، يمكنك تطبيقه على أي بريد إلكتروني تمامًا مثل أي تصنيف آخر ولكن مع اختلاف بسيط. اقرأ أيضًا: كيفية إزالة علامة التبويب Meet من Gmail على Android و iOS
استخدام تصنيف الأرشفة التلقائية في Gmail
من الأمثلة على الأماكن التي يمكنك فيها استخدام ميزة الأرشفة التلقائية في Gmail هي رسائل البريد الإلكتروني من LinkedIn أو Quora، والرسائل الإخبارية، والإيصالات، وطلبات التجارة الإلكترونية، وما إلى ذلك. سأستخدم بريد Apple الترويجي كمثال. افتح البريد الإلكتروني وانقر على رمز القائمة ثلاثية النقاط لتحديد Filter messages like these.
هل لاحظت أننا لم نطبق التصنيف مباشرةً باستخدام زر التصنيف؟ يمنحك هذا مزيدًا من التحكم في نوع رسائل البريد الإلكتروني التي سيتم أرشفتها تلقائيًا. اعتمادًا على محتويات البريد الإلكتروني وتنسيقه، يمكنك اختيار التصفية حسب الحجم والكلمات الرئيسية / العبارات الرئيسية وما إلى ذلك.
انقر على Create filter أدناه للمتابعة.
ستختار تصنيف auto-archive ويمكنك أيضًا تحديد فئة إذا كنت ترغب في ذلك. ستعتمد الفئة على المكان الذي تتلقى منه رسائل البريد الإلكتروني هذه. يمكن أن يكون Inbox أو Updates، على سبيل المثال.
تأكد من تحديد Create filter في الأسفل لحفظ التغييرات. الآن، سيتم أرشفة جميع رسائل البريد الإلكتروني التي تستوفي المعايير التي حددتها تلقائيًا في Gmail. إذا لم تكن تحصل على النتائج المرجوة، فقم بتحرير المعايير. الأمر ليس بهذه الصعوبة وستتحسن فيه بمرور الوقت. ليست هناك حاجة لتحرير تصنيف auto-archive بأي شكل من الأشكال. كل ما عليك فعله هو إنشاء Filter جديد أو تحرير Filter قديم وتطبيق التصنيف. اقرأ أيضًا: كيفية التحقق من رسائل البريد بسرعة على Gmail
الأرشفة مقابل الحذف
هناك فرق بسيط ولكنه مهم للغاية بين ميزتي الحذف والأرشفة. عند حذف بريد إلكتروني، يتم نقله إلى مجلد المهملات حيث سيبقى لمدة 30 يومًا قبل حذفه تلقائيًا وبشكل دائم. لذلك، لديك مخزن مؤقت لمدة 30 يومًا لاسترداد بريد إلكتروني أو مرفق قمت بحذفه عن طريق الخطأ أو دون تفكير كبير. لن تحذف الأرشفة بريدك الإلكتروني. ستضعه ببساطة في خزانة. ستختفي الرسالة الإلكترونية من بريدك الوارد مما يسمح لك بتحرير عقلك منها. يمكنك استرداده من خلال بحث بسيط، ونعلم جميعًا أن Google هي ملك محركات البحث. تعمل عوامل التشغيل أو معلمات البحث عبر جميع خدمات Google بما في ذلك Gmail. اقرأ أيضًا: أفضل 9 إضافات Gmail لإدارة البريد بشكل أفضل
استرداد رسائل البريد الإلكتروني المؤرشفة في Gmail
عامل التشغيل للبحث الذي تبحث عنه هو “in:inbox كلمتك الرئيسية هنا”. ما سيفعله هذا هو البحث عن الكلمة الرئيسية عبر جميع رسائل البريد الإلكتروني في بريدك الوارد والتي تتضمن أيضًا رسائل البريد الإلكتروني المؤرشفة. نعم، لا تزال رسائل البريد الإلكتروني المؤرشفة جزءًا من بريدك الوارد، لكن لا يمكنك عرضها مما يساعد في عملية التنظيم. الطريقة الوحيدة للوصول حقًا إلى البريد الوارد بصفر رسائل. هناك عوامل تشغيل بحث أخرى يمكنك استخدامها أيضًا مثل استخدام “and” و “or” لتصفية رسائل البريد الإلكتروني أو دمجها. لقد كتبنا دليلًا متعمقًا حول كيفية استرداد رسائل البريد الإلكتروني المؤرشفة في Gmail، لذا يرجى قراءة تلك المقالة. هناك الكثير من النصائح والحيل الأخرى التي ستجدها هناك.
الخلاصة: أرشفة رسائل البريد الإلكتروني تلقائيًا في Gmail
حسنًا، أنت تعرف الآن. الخطوات سهلة المتابعة إلى حد ما، لكن الميزة مخفية في أعماق نظام Gmail البيئي. الجانبان الأساسيان للمعادلة هما Labels و Filters. إنها عملية لمرة واحدة، لذا بمجرد إنشاء التصنيف، تكون قد انتهيت. فقط تأكد من حصولك على النتائج المرجوة وفقًا للمعايير التي حددتها.